Politikerna i Ockelbo kan få läsplattor

Politikerna i Ockelbo kan få läsplattor

Sparar tid och papper i nämndernas administration

Från hösten 2016 föreslås att alla förtroendevalda i Ockelbo kommun ska läsa dokument och handlingar på läsplatta i stället för de utskick av papper som gjorts fram till nu.
Syftet är att göra det administrativa jobbet kring nämnderna modernt och effektivt.

Fram till nu har nämndsekreterarna, som bland annat sköter allt pappersarbete kring sammanträdena, kopierat alla dokument och handlingar och skickat luntor av papper till de cirka 75 förtroendevalda i kommunen.
Som ett exempel består kallelsen till nästa kommunstyrelse 31 maj (där bland annat beslut om läsplattorna ska tas) av närmare 250 sidor, inkluderat de båda dokumenten "Naturvårdsprogrammet" och "Regionalt trafikförsörjningsprogram", som båda ska behandlas under sammanträdet.

Nu föreslås att samtliga förtroendevalda i kommunen i stället får en läsplatta med användarkonto och e-post, för att kunna läsa handlingar och annan information från kommunen digitalt.
Frågan har utretts av en arbetsgrupp bestående av nämndsekreterarna, arkivarie och IT-strateg.

Att använda läsplattor blir ingen besparing för kommunen när det gäller kronor och ören i jämförelse med pappersförbrukningen. Kostnaden beräknas i stället stiga med cirka 250 000 kronor om året. Däremot blir det en omfattande tidsbesparing när det gäller administration och en effektivare nämndsprocess hela vägen från beslutsunderlag till protokoll.

Så här kan ett normalt utskick inför ett nämnds- eller styrelsesammanträde se ut i dag. 

Till en början kommer de förtroendevalda att få den information de behöver via kommunens web.
Men under 2017 införs ett nytt dokument- och ärendehanteringssystem i kommunen och då tas en särskild applikation – en sammanträdesportal - i bruk.

31 maj tar kommunstyrelsen som sagt beslut i frågan. Om förslaget går igenom blir läsplattorna obligatoriska för de förtroendevalda, man kommer inte att kunna välja mellan pappersdokument eller digital läsning.
Allt fler kommuner i landet delar ut läsplattor till sina förtroendevalda, bland andra i Sandviken.

av Elina Sorri
2016-05-20